OMRON
Japan

penguの事例

株式会社アルバック

設備管理を担う
高い改善意識と伴走力

FM(ファシリティマネジメント)とは、企業内の施設設備や資源を効率よく運用管理する経営活動で、製造業にとって円滑な生産の中核をなす重要な業務です。「真空総合メーカー」として多くの製品や技術を提供するアルバック様の総務部FM課では、設備申請・注文書発行業務の自動化を図るべく、SUISUIRPAを導入。多岐にわたる業務で多忙なFM課に、自動化がもたらした価値は何か。今後どのような波及効果が期待されるのか。終わりなき改善に向けたDXの取り組みをお届けします。

業種:
電気機器
事業規模:
連結6,264名
部門:
総務部門

課題

  • 1日5件、年間1,000件超の設備申請・発注業務は、
    手入力による転記作業でミスも起こりやすかった
  • 日中は他の業務に時間を取られて着手できず、
    夕方から慌ただしく作業する毎日だった
  • 業務改善への意識は高い一方で、
    しっかりpenguを修得できるか不安もあった

解 決

  • SUISUIRPAがワンクリックで自動化、
    迅速で正確な外部発注体制を構築
  • 作業時間を50%削減し、
    できた時間を業務改善やDXのスキルアップに活用
  • オムロンの伴走教育はビギナーでも安心、
    フロー作成までを丁寧にサポート

導入の背景と経緯
「改善活動やアイデア出し、ディスカッションなどに
取り組む時間を多くしたい。」事務作業は効率化を目指していた。

組織が大きくなるほど、申請書一つ取っても複雑化します。アルバック本社工場では、設備申請から発注までを、新規設備については社員5名、保全部品については常駐の請負業者1名の合計6名で行っています。作業ではさまざまなシステムが活用されますが、「そこに自動化が急がれる手作業があった」と総務部FM課課長の笹尾氏は指摘します。

「Teamsの設備申請チャネルを使って申請・承認されたものを、intra-martのプラットフォームに申請して、そこで承認されたものをSAPで注文書発行する流れですが、システムが切り替わるところで同内容の項目を繰り返し手入力する作業があり、担当者の負担となっていました」と笹尾氏。

申請業務を担うFM課の稲葉氏は「そのほとんどが単純な転記によるムダな作業だと感じていました」と振り返ります。日中は工事の監督や打ち合わせなど現場での実務に取られる時間が長く、デスクに戻って事務作業のためにパソコンを開けるのは夕方からとのこと。また、intra-martで発注された後を引き継ぎ、注文書発行の事務処理を受け持つ塩崎氏も、日中の大半が庶務・経費処理や予算管理といった総務の仕事で占められ、限られた時間内での作業を「機械的にこなす毎日でした」と言います。

設備申請・発注業務に手間がかかり、万一発注が遅延するようなことがあれば、後工程で控えている従業員に迷惑をかけ、ひいては生産活動に影響が出てしまいます。幅広い業界に向けて製品や技術を届ける使命を全うするうえでも、改善が急がれる課題でした。解決策を求めてオムロンに相談するなかで、提案されたのがpenguでした。「効果的なツールを単発的に選んだというより、導入後も意見交換したり、サポートしていただきながら、より良い方向に改善していけると確信したゆえの選択でした」と笹尾氏は強調します。

ココを自動化!
効果の大きなところから自動化に着手。
申請と発注で生じていた手作業をRPAで自動転記。

■年間で1,000件を超える設備申請を、Teamsのチャネルからintra-martへSUISUIRPAで自動転記。同様にSAP注文書への転記も自動化。

■従来の手入力による作業をSUISUIRPAに置き換えることで、作業時間を50%削減。入力ミスなどによる後戻りの手間もなくなった。

■今回は最も効果が大きい申請と注文書発行をRPAで自動化したが、次の取り組みとして予算申請書→予算管理台帳の記載自動化に着手したい。

活用による効果
FM課における業務改善のDX成功事例を、
全社で取り組む課題解決の足がかりに。

株式会社アルバック 管理本部 総務部 FM課
(左から)課長 笹尾 日出人 氏、主任 稲葉 洋平 氏、塩崎 直子 氏

SUISUIRPAによる設備申請・発注の自動化について、その効果をご担当の2名に聞いてみました。

「1申請につき5分ほどかかっていたものがワンクリックで自動転記される。毎日の効率化の積み重ねが、年間では膨大な時間になります。書類作成や現場での実務に、ゆとりを持って向き合えるようになりました」と稲葉氏は語ります。さらに、「建築系のスペシャリストで、プログラミングには無縁だった私が、オムロンさんに伴走していただきながら業務フローを自作できました。この達成感は想像以上のもので、気持ちの面でも武器になったと感じています」と続けます。

また、総務業務全般を担う塩崎氏は「発注作業の自動化によって確保した時間を有意義に使っています。業務改善を考えたり、すき間時間を使ってpenguの学びのサイトを見ながら、次のフローをどう作ろうかと考えたりしています」と語ります。ものづくりを下支えする総務部の地道なファインプレーは、こんな自助努力から生まれるのかも知れません。

そして、上長の笹尾氏も今回のpengu導入に確かな手応えを感じています。「会社全体で鳥瞰してみると、事務作業は製造の現場にも少なからずあるはずです。より省人化・省力化が求められる製造現場にまで、FM課の改善活動の輪を広げていければ」と思いを語ります。

今後の展望
グループ総務一体化活動を推進、
積極的にDX化の旗を振っていきたい。

アルバック様では、グループ会社も含めた総務部が横連携して拠点を超えた活動を推進しています。笹尾氏は「活動開始して3年ほどになりますが、人材雇用、働き方改革、社内環境整備など、展開を広げているところです。DX化による業務改善もその一つです。製造部門の一端が小さな単位で行うのも良いですが、総務が中心となって旗振りすることで広く早く浸透できればと思います」と全社的に今後を見据えています。

その中軸となるFM課には、継続的に効果を生み出していく成功事例が求められます。「他の事業所・工場・研究所でも我々と同様の申請・発注書を作成していると思いますので、SUISUIRPAのノウハウを展開して省力化を図っていければと考えています」と稲葉氏。事務担当の塩崎氏は「発注業務の他にも、負担の大きい予算管理を効率化したいですね。SUISUIETLのスキルも修得して集計に活かしたい。目指すのは創造的な事務作業です」と抱負を語ります。

総務部やFM課がDX化することは、各部署が抱えるさまざまな課題解決のきっかけとなります。さらなる改善へと立ち向かう企業様と、オムロンはpenguを通して共に走り続けます。

SAP及びその他のSAPの製品やサービスは、ドイツ及びその他の国におけるSAPSE(又はSAPの関連会社)の商標若しくは登録商標です。
intra-martは、株式会社NTTデータイントラマートの登録商標です。Teamsは、米国MicrosoftCorporationの、米国およびその他の国における登録商標または商標です。

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