penguの事例
パーソル マーケティング株式会社
人材サービスが求めたDX、
それはスピード化。
総合人材サービスを提供するパーソルグループの中で、パーソルマーケティング様は販売と営業を中心に、求職者と求人企業を支える人材サービスを行っています。労働人口の減少や働き方の多様化を背景に、採用環境が大きく変化している今、提供する情報のスピード感が大きな課題となっていました。なぜスピード化が必要なのか、pengu導入によってどう改善されたのか、改善を通して創出された価値は何か、全社的にDX化を進める中での取り組みについてご紹介します。
- 業種：
- サービス業
- 事業規模：
- 年間取引1200社（2024年度実績）
- 部門：
- 営業・販売支援
- パーソル マーケティング株式会社
- （左から）営業販売事業本部 エキスパート 尾中様、経営管理本部 部長 織部様
課題
- 膨大なデータ転記に手作業が追いつかず、
情報更新にタイムラグが生じていた - 自社の競争力を高めるためにも、
1分1秒でもスピードアップを追求していた - 転記業務を自動化すれば良いことはわかっていたが、
シナリオを作れるスタッフがいなかった
解決
- penguの活用によって、
リアルタイムで正確な情報を提供 - 自動化によってリードタイムを大幅に短縮し、
応募者にも求人企業にもメリットを創出 - penguは直感的に操作でき、
他にない親身な伴走でしっかり身につく
導入の背景と経緯
企業と人とのベストマッチのために、スピードは命。
ロボットが得意とする業務をpenguに託す。
ロボットが得意とする業務をpenguに託す。
今、採用は売り手市場と言われています。企業が人を選ぶ時代から、人が企業を選ぶ時代にパラダイムシフトが起こっています。その両者をつなぐ人材サービスに求められることは何でしょうか。織部氏が口火を切ります。
「採用管理のプロセスという観点からは、提供する情報のスピードと正確性の2つがとても重要になります。スピードが速ければ速いほど応募者の方に早く仕事を紹介できますし、求人企業も自社を選んでもらうために最短時間で決めることができます。かつ、情報が正確性を欠くと採用のミスマッチにつながるといった事態を招きかねませんから、情報が正確であることも必須です。働く人にとっても、企業にとっても、採用活動がスムーズに進むことが、これまで以上に求められています。また、我々の競争力を高めるという観点からも、1分1秒でもスピードを高めることは、追求し続けなければならないことだと考えています」。
それでは、スピードと正確性が重要とされる情報管理にどのような課題があったのでしょうか。エキスパートの尾中氏が説明します。
「グループ全体の求人サイトがあり、誰がエントリーしたかという基本情報と、何の仕事にエントリーしたかという膨大な仕事情報が集約されています。ここから必要な情報を我々の基幹システムに取り込む際に、グループ会社間のシステムの違いなどから、一つひとつ手動で転記する必要がありました。特に、取り扱い情報が絶対にミスする事が出来ない大切な情報である事から、時間をかけてでも正確に実施する必要もございました」
エントリー情報は毎月1000〜1500件あり、スタッフ2名が本来の業務を持ちながら手分けをして転記作業を行っていましたが、繁忙期になると、業務に支障をきたしてしまいそうになったこともあったそうです。
「転記作業は、人がやらなくても、ロボットがやれば良いことはわかっていました。ただ、そのシナリオを作れる人がいなかったのです。また本業を持ちながら開発スキルを身に着けるのも難しかった」と尾中氏。そこで出会ったpenguの導入を機に、パーソルマーケティング様のDX化が加速しました。
ココを自動化！
毎月1000〜1500件の手動による検索・転記を自動化し、
人の業務時間と転記ミスがゼロに！
人の業務時間と転記ミスがゼロに！
伴走と修得
penguは“習うより慣れろ”のツール。
学ぶというより、自然と自動化のスキルが身につく。
学ぶというより、自然と自動化のスキルが身につく。
尾中氏はpenguを活用するにあたり、「こういうことを実現したい」という仕様書を最初に作り、それを見ながらオムロンのスタッフから「どのような手作業をしていますか」と問いかけて、エントリー情報更新業務のシナリオ作りが始まりました。尾中氏は伴走教育の良かった点として、次の4つを挙げます。
■他のRPAと違って、パソコンでpenguを動かしながら、アジャイルに近いかたちでプロセスを調整しながらシナリオを作れる。
■“習うより慣れろ” で、アドバイスを受けながら自分で手を動かして覚えられる。学んだというより、シナリオができ上がった時にはいろんなことが身についていた。
■身をもって理解できたから、保守も自分でできた。少し動きづらい時に、5秒の待ちを8秒にしてみようとか、微調整も自分でできるようになった。
■人それぞれのIT知識や経験を理解した上でレクチャーしてくれる。問題に陥りがちなことがあれば、疑問を抱く前に先回りして理解に導いてくれる。
活用による効果
応募から取込みまでのリードタイムの短縮が、
応募者と求人企業の双方にメリットをもたらす。
応募者と求人企業の双方にメリットをもたらす。
導入から数ヵ月、pengu活用による効果は絶大だったと尾中氏は振り返ります。
「毎月1000〜1500件のエントリー情報更新業務にかけていた膨大な作業時間がゼロになりました。土日も含め日中ずっと稼働してくれるpenguのおかげです。データを丁寧に拾ってくれるので、転記ミスもゼロです。中でも一番の効果として感じているのは、応募から情報取込みまでのリードタイムが70%超圧縮できたことです。これにより、応募者は応募した瞬間に返事が来るという状況を作れ、エントリーされた方に間髪入れずにお声がけできる状況を提供できるようになりました」
さらに、スタッフを圧迫していた転記作業から解放できたことも、大きな効果だったそうです。「手作業で対応してもらっていた2人には、お客様対応など本来やってほしい業務に専念してもらえるようになりました。pengu導入後は、朝起動して、退社時にシャットダウンするだけですので、私も手離れしました」と尾中氏。
活用の成果については全社のイントラネットで発表し、反響も大きかったそうです。織部氏は「エントリー情報を扱っている他部門からも『こちらの業務もラクになった』『スタッフがより早い段階で声をかけられるようになった』といった声をもらい、自動化による効果の広がりを実感しています。今後、現場DXはより加速していきますし、活用できる企業であること、活用できる人を育成していくことが、変化する時代の中で重要だと思います」と語ります。
そして、その先に見据えているのが、働く人たちのフォローだと強調します。「長く働く、あるいは新しいことにチャレンジする。その成長の機会を拡げて、支援していくことも我々の大事なミッションです」と織部氏。その想いを、現場DXが下支えしています。
今後の展望
人生100年の時代を迎えたキャリア支援、
必要不可欠なDX化を周辺業務から進めていく。
必要不可欠なDX化を周辺業務から進めていく。
現在、パーソルグループでは、「はたらくWell-being創造カンパニー」をありたい姿として掲げ、2030年には「人の可能性を広げることで、100万人のより良い“はたらく機会”を創出する」ことを目指しています。」
織部氏は「基幹システムそのものに手を入れると、どうしても時間がかかってしまいます。一方、基幹システムの周辺にはたくさんの衛星システムがあります。今回penguを導入したグループ会社のシステムから当社のシステムへの転記もそのひとつですが、こうした周辺業務のDXによる効率化が、まさに今取り組んでいることです」と語ります。
また、パーソルマーケティングの理念である「より良い、はたらくを、共につくる」を実現するためには、顧客企業も含めたDX化が必要だと言います。「我々のビジネス自体が裾野の広いビジネス形態ですので、まだアナログが主流の面もあり、DX化が進まない一因となっていました。そこを上手く融合しながら、アナログからデジタルへの過渡期を乗り越えていきたい。誰もが使いやすいDXツールは大きな役割を果たしてくれると期待しています」と織部氏。
スピードが求められる人材サービスの課題を、現場DXによって解決し、お客様のメリットを創出するパーソルマーケティング様。オムロンは、penguを通じて営業支援の現場に伴走し、雇用の明日へ共に走り続けます。
