penguの事例
三井不動産ファシリティーズ・
ウエスト株式会社
不動産施設管理の
明日を動かすDX。
三井不動産ファシリティーズ・ウエスト様は、オフィスビルを中心に、商業施設・ホテル・物流施設などの総合的な施設管理を行っています。その中で、総務経理部は現場を支えるバックオフィスとして機能。支払い処理や物品管理などを通じて、現場が安定して運営できる環境づくりを担っています。定型業務が多いことから、相性が良いと言われる不動産業と現場DX。pengu導入によって経理関連の業務自動化を推進する取り組みと、全社的な現場DXの広がりを見据えたビジョンについてご紹介します。
- 業種：
- 不動産管理、ビルメンテナンス、ファシリティマネジメント
- 事業規模：
- 従業員数630人（2025年3月現在）
- 部門：
- 総務経理部
- 三井不動産ファシリティーズ・ウエスト株式会社
- （左から）総務経理部 総務経理グループ 宮本 貴弥氏、
総務経理部 総務経理グループ 藤井美智子氏、
総務経理部 部長 小舘 一弘氏
課題
- 毎月初に60ファイルの物品購入データが届き、
手作業による処理は時間と手間がかかっていた - 一般的なRPAでシナリオを作ることはハードルが高く、
外部に依頼してコストもかかっていた - ベテラン層が多い職場はDX化が進みにくく、
改善に向けた積極的な声も上がりづらかった
解決
- penguによる業務の自動化で、
大幅な時間削減と作業ストレスから解放 - penguは伴走を受けながらシナリオ作成、
スモールスタート＆低コストで簡単導入 - penguを使う若手メンバーを積極的に参画させ、
現場主導の改善が次々と回る風土づくりへ
導入の背景と経緯
定型業務の自動化が遅々として進まない。
その原因は、DXツールの使いづらさにあった。
その原因は、DXツールの使いづらさにあった。
総務経理の仕事には定型業務が多いものの、属人化しているケースが多く見受けられます。不動産の設備管理も同様で、総務経理部の小舘氏は「経験豊富な担当者の手作業に依存していた現状をなんとかしなければと、一般的なRPAを導入したこともありました。しかし、簡単には使いこなせないというのが実感でした。やむを得ずシナリオ作成を外部に依頼した時期もありましたが、コストも嵩みますし、できれば部内で対応したいという思いをずっと抱いていました」と、当時を振り返ります。
転機となったのは、総務経理グループの現場から声が上がったことでした。「当社で管理するオフィスビル群でそれぞれ購入した消耗品や備品などを記載する『物品購入データ取りまとめ業務』は、毎月初に集中して約60通のデータがメールで届きます。それを最終的に1つのファイルに集約して親会社へ送付するのですが、エクセルで行う作業は難しくはないもののボリュームが多く、心身ともに疲弊してしまいます。特に決算期は1日でやってしまわないといけません。単純だけど手間のかかるこの作業を自動化できないだろうかと問題提議してみました」と語るのは総務経理グループの藤井氏です。
現場からの声をすくい上げ、自分たちで使える自動化ツールを探していた小舘氏は、操作が簡単なこと、コスト的にも導入しやすいこと、伴走による安心感があることで、penguの導入を決めました。そして、pengu担当者として総務経理グループの宮本氏が任命されました。「今回問題提議した藤井の業務内容を把握していて、こうしたDXツールの修得にも積極的な宮本が適任だと判断しました。彼は人の視点に立ってものごとを進めることに長けており、付加価値のある活用方法も考えてくれました」と小舘氏は語ります。
また、部内でDXを推進する狙いと共に、もうひとつ目的があったそうです。「penguによる部内でのDXを定着させた成果を元に、将来的には他部署でも気軽に使える社内環境の整備を念頭に置いていました。そこに向けても、この二人は現場DXのキーパーソンです」と小舘氏。それでは、pengu活用による成果と、活用を定着させる独自の工夫を見ていきましょう
ココを自動化！
〈物品購入データ取りまとめ業務〉でpenguを活用。
手間のかかる単純作業から解放し、他業務の時間を創出。
手間のかかる単純作業から解放し、他業務の時間を創出。
■三井不動産ファシリティーズ・ウエストのpenguご利用状況
- ・利用開始時期：2025年5月
- ・利用部署：総務経理部 総務経理グループ
- ・削減時間：3〜4時間/日かかっていた作業が→数十分/日に短縮
伴走と修得
一緒に走りながら、作りたいシナリオが完成。
RPA＋ETLで作成すればさらに効率アップ。
RPA＋ETLで作成すればさらに効率アップ。
社内のファーストペンギンとなってpenguを修得した宮本氏をはじめ、伴走サポートを受けた印象や、使用感について話していただきました。
■ETLも組み合わせてシナリオを作ることを最初に覚えてしまえば、RPAだけよりはるかに効率的です。penguはコーディング不要かつ使い方がわかりやすく、かつ伴走は質問しやすい環境でしたので、どんどん前に進めました（宮本氏）
■宮本が修得するプロセスを見守っていて、penguは簡単とはいえ、普段は使わないような操作も出てきます。伴走してもらって非常に助かりました（小舘氏）
■使う立場としてはボタン操作ひとつで進むので楽ですね。penguはトライアルもできるということなので、作る側にチャレンジすることも検討してみます（藤井氏）
■Q&Aによる機能説明に加えて、目的別に「こうしたい時はこの機能」という逆引きガイドが整備されれば、修得も進むと思います。penguのさらなる充実に期待しています（宮本氏）
活用による効果
自作の手順書や、活用報告会でのレビュー。
現場DXを広めるためのひと工夫。
現場DXを広めるためのひと工夫。
pengu導入によって、業務はどう変わったのでしょうか。藤井氏は「3〜4時間かかっていた転記作業が、ボタン操作ひとつで進み、数十分にまで短縮できました。手間のかかる単純作業から解放されて、他の業務に取りかかる時間も意欲も向上しました」と語ります。
その快適な使い心地を支えているのが、宮本氏お手製の手順書です。「シナリオを初めて見る方が、使い方で困らないように、操作を説明した手順書を作りました。今後、私がpenguで作成したシナリオを使う方には、手順書もセットで渡したいと考えています」と宮本氏。藤井氏が現場で掘り起こした課題に対して、宮本氏が解決のためのシナリオを構築し、手順書と共に現場に戻す。それを藤井氏が活用して、また新たな課題を掘り起こす…総務経理グループでは、理想的なDXサイクルが回り始めているようです。
DX化の旗を振る小舘氏は、「この成果を、社内の活用報告会でレビューしたいと考えています。数値的な効果や、ストレスからの解放など目に見えない効果も交えて、業務改善を全社的に共有することで、各自に応用できるきっかけをつかんでもらいたいです。不動産の施設管理は定型業務が多いですから、penguを使ってもっと効率化できると思います」と、自らも施設管理の現場にいた経験を踏まえて語ります。
今後の展望
ベテラン主体の風土に若手も巻き込んで、
DXが「文化」として根付く組織へ
DXが「文化」として根付く組織へ
現場として、会社として、今後のビジョンについて伺いました。藤井氏は「penguを使って作業しながら、気づいたことがあります。もう一歩踏み込めれば、全工程を1ステップで完了できるので、さらなるシナリオのチューニングに期待したいです。また、エクセルを使って転記する業務は他にもあり、書き出していこうと思います」と課題の掘り起こし役を引き受けます。
藤井氏の言葉を受け、宮本氏は「今回の『物品購入データ取りまとめ業務』が上手く軌道に乗りましたので、このノウハウを類似した業務にも反映していきたいです。私自身の業務に関しても、予算管理や、全社員の業務用携帯電話の使用量データの取りまとめに、penguを活用したいと考えています」とシナリオ作成に意欲を見せます。
そして、小舘氏は「当社はベテラン層が多く、DXが進行しにくい風土だったかもしれません。『こうしたい』『こうできないか』という自発的な声がなかなか出てこない一面があります。そこで、若手メンバーも巻き込んで、DXによる業務改善が文化として根付くような活動を継続していきたい。また、私どもの親会社が昨年度からDX推進部を設置しましたので、連携しながら、社内の次はグループ会社も視野に入れ、成功事例を展開してまいります」。
不動産の施設管理業務を、現場DXによって改善し、グループ全体の価値向上へとビジョンを広げる三井不動産ファシリティーズ・ウエスト様。オムロンは、penguを通じて現場に伴走し、快適なオフィスビルの明日を支えていきます。
